身為用人主管，在半年近百次面試所做的招募流程優化

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背景

從我進入 CM 後在半年內陸續招募了 10 位設計師，這麼龐大的招募數量是基於 3 個原因：

1. 補齊本就存在的缺額(有專案開缺)
2. 建組直屬核心團隊
3. 人員離職造成的缺額

挑戰與解決方向

1. 在我對環境尚不熟悉的情況下，如何招募到專案所需人才？
2. 以求職者的角度來看，既有招募流程存在諸多問題，包含：
   a.首次面試前作業過多 ( 3 份事情資料、1 份專業作業、面試當天 1 份邏輯測驗 )
   b.求職者從投履歷到正式在面試中了解工作內容需要 3 週時間
3. 薪資條件不明 ( 面議 ) 、既有結構為高獎金、低月薪，吸引力較低。

面對這些挑戰時，我以 Design Thinking 與 LeanUX 的思路來做流程重新設計，將同理心、MVP、迭代、量化衡量等方式實踐於招募方法的改進。

我初步的動作是訪談 — 2 週內對開設計師缺的專案主管做 1 on 1 訪談，了解需求；對近似產品的設計師做 1 on 1 訪談，了解工作所需技能。

並同時運行原有的招募方式，以收集數據( 求職者數、作業、進到初試的轉換率 )作為調整的依據。

過程

1. 依原始流程招募 — 收集數據、但修改現有 JD 中描述錯誤之處。這個版本為期 1 個月。
2. 事前作業減量 — 原始版本有 2 題設計情境題、1 題 Usability 分析，費時多 ( 估計平均花 8 小時 ) 但鑑別度普通。我在看了近 10 份作業答案、並蒐集內部意見後著手將原有作業減為 1 題，並詢問其它少量、面試者能 1 小時內答完的加分題。
3. 明訂職缺的薪資範圍 — 薪資範圍是和上層討論過，依大量情蒐來擬定 PR 80 的行情，這部分蠻幸運的是公司自己有要做這樣的調整。
4. 電話面試 — 新增一關電話面試(15min)的目的是為了節省雙方的時間，讓求職者不用寫作業、填資料、請假面試，就能直接從我(用人主管)的口中了解工作內容是不是他想要的。求職者在這階段就鑑別得出這個工作適不適合繼續進行，同時我也可以提前讓合適的人選知道初試時應該準備好介紹哪些對這個工作有用的經歷。
5. 打預防針 — 事先告知這份工作不理想之處、需要處理的挑戰。這個動作有可能會降低願意到職的求職者的數量，但也希望因此降低到職後的數個月內的流動率，收了人進來再失去他們，用人方付出的代價才更大。

調整前後的差異可見下圖，①~⑤ 是上述改變發生的環節。複試由 HR 和高層進行，然後三方意見彙整決定 Offer。

招募方式改變處

成果

1. 當我做完 ①~③ 的改變時，出席初試轉換率就從 15% 上升到 48% （ 每月20個合格履歷有回傳作業並出席的比例 ），確保我有機會面試到夠好的人選，這是最重要的環節。
2. 後續的 ④, ⑤ 則都是為了提高準確度以節省時間而做的調整。
3. 在半年期間，初試 ( 視訊面試 1 小時 ) 共進行了約 60次；電話面試約 30 次。我對整個面試時流程的掌握自然更加的通順，知道怎麼控制時間、適時拉回發散的話題、給予人選正負面回饋等。

反思

1. 人找到了並不是結束，要重視新人 on boarding 和前面幾個月表現以確定我真的找到適合的人，也有成功發揮他們的能力。
2. 面試的過程和業界其他方法（ 白板題、多對一輪流面試）相比起來不夠精細、嚴謹。這和我們本身能否提供求職者足夠的吸引力，還有有無需要花這麼大人力時間成本來鑒別高適性人才有關，現階段我自認條件不足，所以暫無法嘗試。
3. 資深設計師的招募更加困難，因為任務的不可預期性更大、會隨時間變化。也因此在 Job Descriptions 中我寫得蠻籠統的，這個時候配合電話面試與求職者聊 15 分鐘就很能幫助雙方對焦工作內容。
4. 蠻多公司 HR 會說「具體工作細節，面試時用人主管再說明。」 這會消耗求職者半天時間和用人主管 2小時時間，面試人次多時是可怕的浪費，電話面試在這點也有幫助。

履歷與作品集的挑選心得

1. CM 目前主要使用 104 和 CakeResume，相比起來 104 收到的履歷數量真的比較多，我錄取的人中，只有一位來自 CakeResume，但他同時有在 104 看到此職缺。只能說 104 目前仍然是最有力的職缺曝光管道。
2. 為了做這近百次面試，實際上閱讀過的履歷數量會是數倍，印象中一週能收 10~20 封履歷。也因此，忙的時候我會優先排除兩種人：使用最陽春的罐頭 Cover Letter 和作品集閱讀麻煩的人。
   
   a. 使用罐頭訊息的人我應該有面試超過 10 位，只能說他們比較多亂槍打鳥的人，少數人過了複試仍會拒絕 Offer。因此除非剛好資歷作品超好、讓人覺得光是面試聊聊就能給我很大收獲，否則不會聯絡。
   
   b.作品集閱讀麻煩有幾種情況：1.需下載才能看 2.作品散亂在104履歷的多個超連中 3.需要輸入密碼、但又不事先提供的人。 我時常需要交互從多個人選中考慮要把聯絡與面試的時間花在誰身上，有時不會看完履歷當天就決定，這個時候良好打包自己作品的人 ( 以至於能用一個簡單的入口連結帶我過去 ) 就是比較吃香。
3. CM 會對有來面試的人給感謝信，我如果覺得人選的優點很吸引人、但真的不適合我們的工作時，請 HR 發的感謝信會帶客製內容說明我的遺憾。但如果是在挑選履歷這關就沒通過的人，我就無法花力氣拒絕他們，因為數量過多、我挑選沒通過的理由又很多；甚至有的人選真的看起來有可能適合、蠻讓人猶豫的，反而會擔心現在直接拒絕了，以後是否會不適合聯絡。有的求職者短期內會重複投遞某個職缺刷曝光度，企業方這邊其實也看得到。如果短期內投了 2 次以上都沒有回應的話，可能真的是履歷與作品對用人主管不夠吸引力。