我在設計部門進行的 Jira 整合與運營
在 2023 年 Q1，CMoney 有意全面採用統一的任務管理系統 — 在過去，CMoney 中的不同單位運用多種方式，例如 Trello, Spreadsheet，甚至有 SCRUM 團隊僅依賴 Google Slide 來追蹤每 Sprint 進度。
身為設計部門的主管與技術人員，我從 2021 年開始已經逐步將設計部門的任務追踪方式演變成 Trello 看板管。這次則進一步配合公司政策從 Trello 轉移到 Jira。
本文會介紹在這次轉換過程中，我如何順利地將舊有資料遷移至 Jira，以及如何自定義 Jira 環境以符合我們的操作習慣。所有的操作都是在我擁有 Jira Administrator 的權限的情況下進行的。
選擇 Jira 專案模式
初次使用 Jira 的一大挑戰是創建專案，Jira 的 UI 會建議新手使用 Team-based Project，以其簡單的介面與功能吸引使用者。
然而，若我們需要在單一專案中創建多個看板，或是進行欄位客製化、結合 SCRUM 與 Release 機制，就需要使用 Company-based project 的功能。不幸的是，這兩種專案模式的資料並不兼容無法進行互轉。
因此，如果打算從一開始就使用 Jira 的進階功能進行管理，則必須儘早轉向使用 Company-based project。
Trello 資料轉移至 Jira
Unito 提供我們一個良好的解決方案，讓我們能夠將 Trello 看板與 Jira 看板的資料進行單向或雙向同步，同時提供 14 天的免費試用期。我充分利用這 14 天的時間來測試同步機制並完成資料遷移。
Unito 的優勢在於，我們可以指定 Trello Card 的 A 欄位等於 Jira Ticket 的 B 欄位，這項功能極具彈性。此外，我們還可以遷移 Trello 中的評論，並在同步的位置註記原始資料的連結。
不過 Unito 並無法同步卡片中的附件檔案，就這一點上我們最好保留舊的 Trello 看板不要刪除。
Schema 設定
在 Jira 的 Project Setting 中，我們可以自行設定 issue types / workflow / Screen / field。
Issue Type 決定此專案中可以新增哪些 Ticket，此部分我們沒有進行更動。
Workflow 可以用來限制專案外的人員只能發案 ( 建立 Ticket )，不能異動其需求審核狀態。只有主管 ( 管理員 ) 可將案件驗收、列為結束。如下圖所示：
Screen 與 Field 可以設定 Ticket 可以具有哪些欄位。對我們來說最重要的是 Original Estimate 和 Time Track，這兩項功能可以讓我們預估工作量並記錄實際執行時間。
跨 SCRUM 團隊任務追蹤
我們有 2/3 的設計師都在自己的 SCRUM 團隊中進行工作，為了追蹤他們的工作進度，我創建了一個 Jira Filter 並將其設定為一個看板，將每個設計師設定為一個泳道來檢視其任務。
利用 Issue Template 建立開 Ticket 樣板
作為 Jira Administrator，我在 APPs 中啟用了 Issue Template 功能，並在設計部門的專案中設定「當 User 建立 Task 類型的 Ticket 時，在 Discription 中加入預設的任務描述模板」。這樣一來，設計師或需求提供者在開新 Ticket 時就會依照我們統一要求的資訊來提出需求。
建立發案 / 交件 SOP
最後，我製作了一份 SOP 文件，告知來設計部看板建 Ticket 的人應該依循什麼程序及設計部看版的運作規則。
同時，在這份文件中我也規範設計師們必須在 Comment 中回報任務結果，而不是直接將附件放在 Ticket 上，以避免與需求方提供的資料產生混淆。
成效
整個 Jira 化的過程耗費了我們 2 個月的時間，其中最為挑戰的部分就是設定 Workflow / Screen 的 Schema，由於 Jira 不允許我們對運行中的規則進行即時修改，所以我們必須不斷建立副本、修改、轉移設定檔指向修改後的這個副本、試運行確定沒問題，這讓每次的調整都相當耗時，往往一次嘗試就過去半天。
此一動作最重要的成果是讓 C 級主管可以跨部門的掌握人力資源的使用率與分部，另一個好處則是讓設計部在 CMoney 的矩陣組織中能以”任務 ( Ticket ) “ 為單位去掌握分散在各 SCRUM Team 中的設計師工作產出，並有機會依任務逐項審核 / 回饋，下圖為 Jira 化後數個月我所做的設計回饋 ( 每週對每位受評者花費 1~2 小時 )。
雖然為完成此一狀舉的自己感到自豪，但我一點也不期待未來再幫其它團隊再設定一遍😅… 未來若又有機會為團隊建立看板與工作流的話，希望能以這篇血淚史說服公司直接選 User friendly 的看板工具 ( Asana / ClickUp )，或者我可以推薦一些 Trello Plugin 把它變得非常強大就好🤩
以上是本次的血淚分享，感謝閱讀 ~
