探索設計師會議的成功策略 — 分享我的多次迭代

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自 2021 年 Q4 起，我開始在 CMoney 接手主持設計部內的每週會議。在這 2 年期前我多次調整會議型式，以試圖優化設計例會的含金量，化解缺乏互動、討論不夠深入、參與度不高等問題，這篇文章要分享的正是此 2 年期間的心得。

目前設計會議的進行方式

1. 預先排程：
   我們提前排程每位設計師每週的負責內容，並確定會議的主題。這樣做可以讓設計師事先準備分享自己在設計工作上的收穫和遇到的問題。
2. 要求簡報，並統一摘要型式：
   每位分享的設計師需要將自己的簡報和重點摘要轉接到表格中，以便大家可以回顧和討論過去的分享內容，這也有助於形成一種知識上的資產。
3. 分組、將單組人數控制在 8 人左右：
   由於設計師人數增加，我們將設計師分成了三個組別，分別是 — UI/UX 的投資與非投資型產品、 平面視覺設計相關專案。我親自主持三場會議，但 UI/UX 的兩場會議近 2 季已交棒給各組的資深設計師。這樣的分組討論有助於針對同領域的專業和工作主題進行深入討論和交流。
4. 點名破冰：
   在當週設計師的分享後，如果沒有人主動回饋的話，我會點名請設計師發表意見 — 通常都從資深者或任務相似者開始。當有成員開始提問、回話後，氣氛會逐漸熱絡起來。這樣的互動能讓負責分享設計師能夠根據提問去進一步更深入地解釋自己的工作內容，分享者也能因此獲得來自同儕的建議。

嘗試過的會議型式及調整原因

前述的會議方式並非一次到位的調整，而是順應公司的工作生態和設計師們的參與度來迭代。以下是我們經歷過的幾種會議方式 —

1. 全員遠端快閃：
   最初我加入時，部門內的十幾名設計師們會聯合更新一份每週分享簡報，每個人用 2~5 頁分享當週工作進度，會議用遠端進行 ( 延續 2021 年因 Covid+19 而大量 WFH 時的習慣 )。此型式的壞處在於對於分享者的冷場和多數人在趕場分享、缺乏深入討論。
2. 實體出席 + 隔週分享：
   實體出席馬上就能把設計師們的互動熱絡度拉起來，我只需要協助確保每週的會議場地並提前準備好投影電腦即可；而隔週分享的好處是設計師可以一次分享一個 Sprint 的完整設計過程、甚至是上線後的觀察。此時我們的設計師總人數來到 20 人，一週 10 人分享進度仍會有費時超過 1.5 小時的問題。每個設計師輪流上台打開自己的簡報和 Figma 工作區也是個頗催眠的過程。
3. 讀書會：
   因為意識到 2021 年時 CMoney 設計師們互相間對 UI/UX 的解讀不統一，我決定每個月分配一次例會時間來讀設計方法的書，幫助大家建立共同的設計框架。要讀的書由設計師票選，然後我們 1 個月讀半本，輪流發表心得。
   此型式的缺點在於 — 並非每個設計師都樂意讀票選出來的書，對平面視覺設計師來說因為他們的人口佔比低，所以選不到他們要的書；另外也有別的設計師所在 SCRUM Team 也有內部讀書會，兩邊都參加的負擔重，因此在執行了 3 輪後我暫停了讀書會。
4. 分組專題會議：
   2022 年 Q1 起我將設計師們正式拆成前述的 3 組人馬，我們的總人口也來到了 24 人，我的目的之一是把設計師參與週會的總時間進一步降到 1 小時整，我希望訓練每個設計師都能發表想法，但也因此要控制會議發言人數以免太花時間。
   另一目的是我在發展部門 SOP 需要定期拋出我的草稿去和設計師們做深度討論，最後是用一對多、小組訪談的方式，把設計師在各 SCRUM Team 中的工作情況挖出來讓相近產品線設計師了解。讓號稱有做 Design System 的設計師分享他如何做、如何認定是 Design System，讓有做 UXR 的設計師詳細說明他如何在 SCRUM Team 中啟動，其執行方法和其他設計師的認知有何不同。
5. 再次啟動工作分享：
   在部門 SOP 的發展告一個段落後我沒有那麼多共通議題要利用小組時間討論，因此我請設計師們回來輪流分享工作進度 / 問題 / 成果。
   但我將週期拉長，每週最多排 2 名設計師分享工作，也因此分享與討論的精緻度較過去上升。若設計師的分享內容太短、需要撐場面時，我會拋共通議題出來消化剩於時間。
6. 標準化與交棒：
   2022 Q4 我找到了一位設計大主管 ( Head of Design ) 加入我們團隊，他進一步提出每一次的設計分享應該在開頭定義出這個分享的目的、過程、造成影響，並留下簡報 — 這能幫助設計師在會議開頭判斷此次分享他們可能有興趣的內容，未來也方便從會議紀錄的總表查詢。
   我也逐步退出 UI/UX 會議的主持，改由 SCRUM Team 中的資深設計師合作主持；平面視覺組雖然暫時還是我，但從偶爾 WFH 遠端參加會議、特意不發言時也能觀察得到視覺團隊中已有適合的種子可以拉起來做主持 :)

在這篇文章中，我分享了我在 2 年間對設計部門會議所做的迭代與現在暫趨穩定的狀況，如果設計師的總人數有 20% 的增減、或者公司將管理架構調整到更偏向部門制而非目前的專案制的話，最適合的會議型式可能會有更好的變化方式。

我曾從多位設計師口中聽到對目前公司內設計師社群的組識方式的肯定，也有聽到對每週僅一小時的週會仍讓他們感覺太花時間、想要隔週開的許願，可能很難有個多數人都滿意的解決方案。

希望這個經驗分享對閱讀文章的您有幫助，也很期待您留言或訊息分享您所享受的單一職能的週會型式。感謝觀看此文章 ~